DATA / AI / PRIVACY
セキュリティ・AI利用・プライバシー
YOHAKUTOでは、日常業務データを扱うGoogle環境、ライセンス確認などの外部通信、必要な方だけが使うAI機能を分けて説明します。サービス側の機能と、利用者・事業所側の管理を組み合わせて運用してください。
利用者が管理するGoogle Drive・スプレッドシート等を中心に扱います。
ライセンス確認、更新情報取得、サポート等で必要な通信を行う場合があります。
AI機能を使う場合だけ、処理に必要な情報がGemini APIへ送信されます。
主なデータの扱い
「Google環境で管理するデータ」と「機能提供に必要な外部通信」を同じものとして扱わないことが重要です。
利用者情報、支援記録、アセスメント、計画、タスク、週間生活表、電子署名に関するデータ、生成されたPDF等は、原則として利用者自身が管理するGoogle環境で管理されます。
カレンダー連携を利用する場合、予定の同期・確認に必要なGoogleカレンダーへのアクセスと権限許可が必要です。
メンバーシップ確認や利用環境との紐付けのため、noteプロフィール情報、表示名、ライセンス情報、スプレッドシート等の環境識別情報が送信・保存される場合があります。ライセンス認証そのものを目的に、日常業務データ本文を取得するものではありません。
公開リリースやお知らせを表示するため、更新情報を取得する通信を行います。公開情報の取得であり、業務データの保存先を移すものではありません。
保存先、共有相手、退職・異動時の権限削除、バックアップ、保存期間は、利用者・事業所の運用方針に合わせて管理してください。
AI機能とGemini API
AIは補助機能です。AIを使わなくても利用できる基本機能がありますが、機能によって利用条件は異なります。
AIを使わない場合
通常の期限管理、タスク管理、記録入力、アセスメント、週間生活表、電子署名等のうち、AIを使用しない機能はGemini APIへ送信せずに利用できます。
AIを使う場合
AI計画書作成、ヒアリング・記録・モニタリングの整理等を実行すると、その処理に必要な入力文や参照情報がGemini APIへ送信される場合があります。生成結果は必ず担当者が確認し、必要な修正を行ってください。
Google権限と利用者側の管理
YOHAKUTOの機能に応じてGoogleの権限許可が必要です。許可画面に表示される内容を確認したうえで承認してください。
事業所で決めること
- Googleアカウントと共有権限
- Google Workspaceの利用方針
- 退職・異動時のアクセス停止
- バックアップと保存期間
- 端末ロック・2段階認証・復旧情報
守ってほしいこと
- アカウントやライセンスを共有しない
- パスワード、APIキー、2段階認証コードを運営者へ送らない
- 画面共有サポートではダミーデータを使う
- 実データを使う前に少人数でテストする
- AIの出力をそのまま正式記録にしない
よくある質問
AI機能は必ず使う必要がありますか？
いいえ。AI機能は任意です。AIを使わずに利用できる基本機能があります。
Geminiへ何が送信されますか？
実行したAI処理に必要な入力文や参照情報が送信される場合があります。処理の種類によって対象が異なるため、実在データを扱う場合は組織のルールとGoogle側の最新条件を確認してください。
データはどこに保存されますか？
日常業務データは原則として利用者自身が管理するGoogle環境で管理されます。一方、AI利用時の送信、ライセンス確認、サポートへの提示などは別の情報処理です。
無料デモに実際の利用者情報を入れてもよいですか？
いいえ。無料デモは合成・ダミーデータでの確認用です。実在の利用者情報を入力しないでください。
共有権限は誰が管理しますか？
利用者・事業所側で管理します。必要な人だけに権限を付け、退職・異動時や運用変更時に見直してください。
導入前に相談する
データの扱い、AIを使う範囲、Google環境の準備について確認したい場合は、導入・利用サポートをご覧ください。