プライバシーポリシー

YOHAKUTO（以下「本サービス」といいます。）の運営者（以下「運営者」といいます。）は、本サービスおよび本ウェブサイトの提供にあたり取り扱う情報について、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。

1. 運営者について

本サービスは、YOHAKUTO運営者が提供しています。

運営者に関する法令上必要な表示および販売者情報の開示方法については、「特定商取引法に基づく表記」をご確認ください。

2. 取得する情報

運営者は、本サービスの提供に必要な範囲で、以下の情報を取得する場合があります。

お問い合わせ・サポートに関する情報

• 氏名または表示名
• note、Xその他のサービス上のアカウント情報
• お問い合わせ内容
• 利用環境に関する情報
• 利用者が任意に送信した画像、画面情報、メッセージその他の情報

ライセンス認証に関する情報

• note IDまたはnoteプロフィールURL
• note上の表示名
• ライセンスID
• ライセンストークン
• ライセンスの申請・確認・有効化等に関する情報
• インストールまたは利用環境を識別するための情報
• 本サービスを利用するスプレッドシート等の識別情報
• ライセンスの有効化、停止、再紐付け等に関する管理情報

本ウェブサイトの利用に伴う情報

本ウェブサイトを提供するサーバーその他のシステムにおいて、IPアドレス、ブラウザ・端末情報、アクセス日時その他のアクセスログが記録される場合があります。

アクセス解析サービス等を新たに導入する場合は、その利用内容に応じて本ポリシーを改定します。

3. 利用目的

運営者が取得した情報は、以下の目的で利用します。

• 本サービスの提供
• メンバーシップ加入状況その他利用資格の確認
• ライセンスの申請、認証、有効化、停止および再紐付け
• 不正利用やライセンス共有等への対応
• 本サービスの導入・利用サポート
• お問い合わせへの回答
• 不具合、障害その他問題の調査
• 本サービスの改善および品質向上
• 重要な変更、メンテナンスその他必要な連絡
• 利用規約等に違反する行為への対応
• 法令その他必要な対応

取得した情報を、上記の目的と無関係な目的で利用することはありません。

4. YOHAKUTOの日常業務データ

本サービスで取り扱う利用者情報、支援記録、アセスメント、計画、タスク、週間生活表、電子署名に関するデータ、生成されたPDFその他の日常業務データは、原則として、本サービス利用者自身が管理するGoogle環境内のスプレッドシート、Google Driveその他の保存領域で管理されます。

運営者は、通常の本サービス利用において、これらの日常業務データを運営者が管理するサーバーへ集約して保存・閲覧する仕組みを設けていません。

ただし、以下の場合はこの限りではありません。

• 利用者がAI機能を実行した場合
• ライセンス認証に必要な情報が送信される場合
• 利用者自身がサポートのため情報を運営者へ提供した場合
• 法令等に基づき対応が必要となる場合

利用者がGoogle Meet、DM、メール、画像その他の方法でサポートを受ける際に、自ら日常業務データを運営者へ提示した場合、運営者はその提示された範囲で情報を確認することがあります。

5. ライセンス認証に関する情報

本サービスでは、正規の利用資格を確認し、利用環境を管理するため、ライセンス認証を行う場合があります。

ライセンス認証に際しては、note IDまたはプロフィールURL、note上の表示名、ライセンスに関する情報、スプレッドシート等の利用環境を識別する情報、インストール識別情報その他認証に必要な情報が、運営者が管理するライセンス認証環境へ送信・保存される場合があります。

これらの情報は、以下の目的に利用します。

• メンバーシップ加入状況の確認
• ライセンス管理
• 利用環境との紐付け
• 再加入・再認証への対応
• 不正利用への対応
• サポート

利用者の支援記録、アセスメント本文、計画書本文等の日常業務データを、ライセンス認証そのものを目的として取得するものではありません。

6. AI機能とGoogle Gemini API

本サービスには、Google Gemini APIを利用する任意のAI機能があります。

AI機能を利用しない場合

AI機能を利用しない場合、AIによる文章生成・整理を目的として、日常業務データをGoogle Gemini APIへ送信することはありません。

また、Gemini APIキーを設定する必要もありません。

通常の期限管理、タスク管理、記録入力、7STEPアセスメント、週間生活表、電子署名その他AIを使用しない基本機能は、AI機能を利用せずに使用できます。

AI機能を利用する場合

AI機能を実行した場合、その処理に必要な範囲で、以下の情報がGoogle Gemini APIへ送信される場合があります。

• 入力した文章
• 聞き取り内容
• 支援記録
• アセスメント
• 過去に保存されたアセスメント情報
• 計画
• モニタリング内容
• その他対象処理に必要な情報

AI機能には、一括ヒアリング内容の整理、アセスメント更新時の差分整理、記録の整理・清書、モニタリング内容のAI整理、AIによる計画書作成等が含まれます。

AIへ送信する情報は必要な範囲にとどめ、可能な場合は氏名、詳細な住所、電話番号等の直接個人を識別できる情報を、ID、イニシャル、伏字等に置き換えることを推奨します。

AIによる生成結果

生成AIは、誤り、不正確な情報、事実に基づかない内容等を生成する場合があります。

AIによる出力はそのまま正式な支援記録、計画、行政提出書類等として使用せず、業務上の責任を負う利用者が内容を確認し、必要な修正を行った上で最終判断してください。

AI利用時の情報取扱い

Gemini APIへ送信された情報の保存、処理、学習利用その他の取扱いは、利用者が使用するGoogle Cloudプロジェクト、契約プラン、設定およびGoogleが定める最新の規約・データ処理条件等に従います。

Google Workspaceを契約していることのみをもって、Gemini APIその他の外部AIサービスへ送信した情報が、すべて同一の条件で処理されることを保証するものではありません。

実在する支援対象者に関する情報をAI機能で処理する場合、利用者は、個人情報保護法その他の関係法令、自らの個人情報取扱方針および事業所の運用ルール等を確認し、必要な説明、同意、権限確認その他の対応を行ってください。

AI機能の具体的な利用条件については、利用規約にも定めます。

7. 外部サービスおよび国外での処理

本サービスでは、機能の提供にあたり、主に以下の外部サービスを利用します。

Google

• Google Drive
• Google スプレッドシート
• Google カレンダー
• Google Apps Script
• Google Cloud
• Google Gemini API
• Google Meet
• その他必要なGoogleサービス

note

• メンバーシップへの加入
• 契約・決済
• 会員情報の確認
• メッセージ等による連絡

その他

サポートや連絡等に、Xその他の外部サービスを利用する場合があります。

これらのサービスを利用した場合、情報が各サービス提供事業者またはその委託先・再委託先の設備で処理される場合があります。

処理される国・地域、保存期間、再委託先その他の条件は、利用するサービス、契約内容および設定等によって異なる場合があります。

各外部サービスにおける情報の取扱いについては、それぞれのサービス提供事業者が定める最新の利用規約、プライバシーポリシーおよびデータ処理条件等をご確認ください。

8. 第三者への提供

運営者は、法令に基づく場合その他法令上認められる場合を除き、運営者が取得した個人情報を、本人の同意なく第三者へ提供しません。

ただし、本サービスの提供に必要な外部サービスの利用に伴い、本ポリシーに記載した範囲で情報が各サービス提供事業者等により処理される場合があります。

9. 情報の保存期間

運営者が取得したライセンス管理情報、お問い合わせ情報その他の情報は、以下の目的に必要な期間保存する場合があります。

• メンバーシップ加入状況の確認
• ライセンス管理
• 再加入・再認証への対応
• 不正利用の防止
• お問い合わせ・サポートへの対応
• 利用規約上の対応
• 法令上必要な対応

保存する必要がなくなった情報については、法令上または運用上保存が必要なものを除き、合理的な方法により削除または匿名化するよう努めます。

利用者自身のGoogle環境に保存されている日常業務データの保存期間および削除については、原則として利用者自身が管理します。

10. 安全管理

運営者は、運営者が取得・管理する情報について、不正アクセス、漏えい、紛失、改ざんその他のリスクを防止するため、合理的に必要な安全管理措置を講じます。

利用者は、自ら管理する以下の項目について適切な安全管理を行ってください。

• Googleアカウント
• Google Workspace
• Google Driveの共有設定
• Google Cloud
• APIキー
• パスワード
• 2段階認証
• 復旧情報
• 利用端末
• その他認証情報

パスワード、Gemini APIキー、2段階認証コードその他の認証情報を、Google Meet、DM、メールその他のサポート手段を通じて運営者へ送信しないでください。

11. 開示・訂正・削除等

運営者が保有する本人の個人情報について、開示、訂正、利用停止、削除その他法令上認められる請求があった場合は、本人確認を行った上で、関係法令に従い適切に対応します。

利用者自身のGoogle環境に保存されている日常業務データについては、原則として利用者自身が管理・削除します。

ライセンス情報その他運営者が管理する情報について問い合わせる場合は、本ポリシー記載の窓口からご連絡ください。

12. 本ポリシーの変更

本ポリシーは、本サービスの内容、利用する外部サービス、法令、運用方法その他の変更に応じて改定することがあります。

重要な変更を行った場合は、本ウェブサイトその他適切な方法でお知らせします。

13. お問い合わせ

本ポリシーに関するお問い合わせは、YOHAKUTO公式サイトの「導入・利用サポート」に記載する窓口からご連絡ください。

運営者に関する法令上必要な表示および連絡先の取扱いについては、「特定商取引法に基づく表記」もご確認ください。